統計老出錯?3個小套路,輕鬆解決難題!再忙也要看!

excel教程2019-07-06 17:39:35

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編按:

哈嘍,大家好!在日常的辦公中,我們經常會統計excel裏各種數據。在excel裏關於統計的函數也是數不勝數,SUM、SUIMIF、SUMIFS、COUNT、COUNTIFS等等。今天我們總結了三類小夥伴們經常遇到的統計問題,也將分享三種對應的解決方法,以後再面對這三類統計問題,就再也不怕啦~


善於在工作中使用函數、公式可以提高工作效率,結合近期學員們遇到的問題,老菜鳥總結了三個非常實用的公式,每個公式都可以解決一類問題。學會這三個公式套路,就能解決日常遇到的很多麻煩事。


第一類問題:對指定時間段的數據進行彙總


例如在一組銷售數據中,需計算出2018年4月1日至2018年6月30日期間的銷售額合計。可以使用公式=SUMIFS(B:B,A:A,">=2018-4-1",A:A,"

 

 

在這個公式中,用到了SUMIFS函數進行彙總。SUMIFS是一個多條件求和的函數,基本格式為SUMIFS(要求和的區域,條件區域1,條件1,條件區域2,條件2,……)。

 

本例中要求和的區域是銷售額所在的B列,條件區域是銷售日期所在的A列,具體的條件有兩個:

條件1:大於等於開始日期2018年4月1日。

條件2:小於等於結束日期2018年6月30日。

需要注意的是:公式中使用日期作為條件時,一定要在表示日期的字符串兩端加上英文狀態下的半角引號。如果需要用到比較符號,則需要將符號與日期同時放在引號中間。

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掌握這個套路之後,再遇到按日期區間求和的問題時,只需要選擇對應的求和區域、條件區域和起止日期就能完成統計。


第二類問題:按照多個指定的數據區間統計人數


例如需要按照成績劃分為四個區間,並統計出每個區間內的人數。可以使用公式=FREQUENCY($B$2:$B$17,{60,75,90}-0.01)得到所需結果。


 

通常遇到這類問題我們首先想到的是COUNTIF或是COUNTIFS函數,但它們都需要對每個區間進行設置,比較繁瑣。


實際上在Excel的函數中,有個專門統計區間內數據個數的函數——FREQUENCY。


函數的基本格式為FREQUENCY(數據區域,臨界點)。在本例中,數據區域是成績所在的單元格區域B2:B17。統計結果劃分了四個區間,相當於有了三個臨界點60、75和90。


由於這個函數得到的是一個數組結果,所以必須同時按Ctrl+Shift+回車鍵完成數組公式的輸入。

 

如果統計數據中正好存在與臨界點相同的數據,則該數據會計入靠前的區間。例如成績中有90分的話,會計入第三個區間“大於等於75且小於90”:


 


這與本例的統計需求不符,因此將第二參數-0.01,對臨界點進行修正。

掌握FREQUENCY的用法需要注意兩點

1.這是一個數組函數,需要先選中統計結果所在的單元格區域,在再編輯欄輸入公式。公式輸入完畢後按住Ctrl+Shift+回車鍵,一次得到全部統計結果;


2.臨界值(FREQUENCY函數的第二參數)可以是單元格區域,也可以是常量數組的方式存在。同時還需要根據具體情況對臨界值進行修正以確保統計結果的正確性。


第三類問題:工齡工資的計算問題 


最後一類問題是工齡工資的計算。例如企業規定員工每滿一年加100元工齡工資,15年封頂。可以使用公式=100*MIN(15,DATEDIF(B2,C2,"y"))計算出每個人的工齡工資。



在這個公式中,用到了MIN和DATEDIF函數。

 

DATEDIF函數的功能是計算員工的工齡,函數格式為DATEDIF(開始日期,結束日期,統計方式)。本例中開始日期就是每個人的入職日期,結束日期為計算日期(也可以使用TODAY()函數作為結束日期),統計方式“y”表示以年為單位進行計算。關於DATEDIF函數的詳細用法,小夥伴們可以參考之前的教程《用上DATEDIF,您永不再缺席那些重要的日子!》


MIN函數的功能是得到一組數據中的最小值,函數格式為MIN(數據區域)或MIN(數據1,數據2,……)。本例使用的是第二種用法,作用是得到工齡與15中的較小值。這就可以實現當工齡超過15年時,還是以15年來計算。

 

在計算上限時往往可以使用MIN函數代替IF函數,同理計算下限時可以使用MAX函數代替IF函數,公式會更加簡潔。


最後使用100乘上有效工齡就得到了所需的結果。

 

本例給了大家一個非常重要的啟示就是MIN函數在限制上限時的用法,可以借鑑到一些績效計算,提成計算等方面。

 

今天分享的三個公式涉及到三類完全不相干但是非常有代表性的統計問題,如果能夠做到舉一反三,那就能解決日常遇到的很大一部分問題了,而這也是學習Excel函數、公式的目的所在。


今後我們會繼續針對有代表性的案例進行分享,帶領大家學以致用,提高效率。如果你有什麼好的案例,也歡迎在評論區留言告訴我們。喜歡文章的小夥伴不妨點下“在看”,支持我們哦~


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