離職證明,你寫對了麼

人力資源雜誌2018-05-24 12:52:06



文 | 唐啟盛  編 | 寇斌

本文首發自《人力資源》雜誌

原創


根據《勞動合同法》規定,招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的,給其他用人單位造成損失的,應當承擔連帶賠償責任。實務中,很多用人單位為避免招用與前單位尚未解除或者終止勞動關係的勞動者而承擔連帶責任,都會要求勞動者入職時提供原用人單位出具的離職證明。


當然,新用人單位通過離職證明也能獲悉關於勞動者工作履歷的一些信息。如果勞動者無法提供,則很可能被新用人單位拒之門外。如果勞動者暫時未能找到新工作,在申領失業保險金時,離職證明亦是必須遞交的材料之一。然而,個別用人單位將離職證明作為和勞動者博弈或談判的籌碼,或者作為懲罰“壞員工”的工具。也有一些用人單位由於沒有認識到離職證明對勞動者的重要性,而忘記或者怠於。前述兩種情形,都是存在法律風險的,用人單位應當予以避免。


出具離職證明有何法律依據


《勞動合同法》第五十條規定,用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,並在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關係轉移手續。《〈勞動合同法〉實施條例》第二十四條又對離職證明作出進一步的規定——用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明,應當寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限。

另外,《社會保險法》第五十條還規定,用人單位應當及時為失業人員出具終止或者解除勞動關係的證明,並將失業人員的名單,自終止或者解除勞動關係之日起十五日內告知社會保險經辦機構。失業人員應當持本單位為其出具的終止或者解除勞動關係的證明,及時到指定的公共就業服務機構辦理失業登記。人力資源和社會保障部《實施〈中華人民共和國社會保險法〉若干規定》第十九條亦明確,用人單位在終止或者解除勞動合同時拒不向職工出具終止或者解除勞動關係證明,導致職工無法享受社會保險待遇的,用人單位應當依法承擔賠償責任。

  

因此,為勞動者出具離職證明,是用人單位的法定義務,若未出具該證明,則將承擔相應的法律風險。


面臨哪些潛在法律風險

  

根據《社會保險法》第八十五條的規定,用人單位拒不出具終止或者解除勞動關係證明的,依照《中華人民共和國勞動合同法》的規定處理。

那麼,《勞動合同法》又是怎麼規定的呢?《勞動合同法》第八十九條提到,用人單位違反本法規定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明,由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。如何理解“給勞動者造成損害的”?其實,實踐中最主要的損害結果就是用人單位未出具離職證明,導致勞動者未能入職新單位工作。

  

另外,人力資源和社會保障部《實施〈中華人民共和國社會保險法〉若干規定》第十九條也規定了用人單位未向勞動者出具離職證明的法律風險,即“導致職工無法享受社會保險待遇的,用人單位應當依法承擔賠償責任”。這裏的“導致職工無法享受社會保險待遇”,可以視為前述《勞動合同法》第八十九條規定的“給勞動者造成損害的”的情形之一。


未出具離職證明,如何賠償 

對於勞動者而言,離職證明的主要作用有二:一是獲得申領失業保險金之資格;二是證明勞動關係情況,便於應聘新工作。

若因用人單位未出具離職證明,導致勞動者無法享受失業保險金,則用人單位一般應賠償勞動者無法享受失業保險金期間的經濟損失,賠償之標準可參照失業保險金的發放標準。

  

若因用人單位未出具離職證明,導致勞動者未能入職新單位的,則用人單位亦須賠償勞動者相應的經濟損失。在司法實踐中,此種情形下的賠償金額,一般會參考幾種因素,比如原用人單位不予出具離職證明的惡意程度、勞動者離職前12個月的工資待遇、擬入職新單位的薪資情況、因未出具離職證明而給勞動者帶來入職困擾的期限長短等等。

  

當然,需要指出的是,勞動者對於要求用人單位賠償經濟損失的主張,是需要承擔舉證責任的,不僅要證明經濟損失的存在,更要舉證證明該損失與用人單位未出具離職證明之間存在因果關係。


能否不出具離職證明

  

實踐中,不少用人單位認為其未向勞動者出具離職證明是基於“正當理由”的——比如有的是因為勞動者離職時拒不配合工作交接,有的是因為勞動者在職期間消極怠工或嚴重違法規章制度,還有的是由於勞動者有尚未歸還的預借款等等。

  

那麼,在前述情況下,用人單位能否據此不予出具離職證明呢?答案是——不可以。《勞動合同法》明確規定,用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明。也就是説,出具離職證明,是用人單位的法定義務,是不附加任何條件的。

  

這裏也順便提醒一下,對於實務中用人單位經常遇到的勞動者拒不配合工作交接的情況,應該如何處理呢?根據《勞動合同法》第五十條之規定,勞動者應當按照雙方約定,辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的,在辦結工作交接時支付。其實,離職時做好工作交接,也是勞動者的附隨義務,如果勞動者拒不配合工作交接,用人單位有權拒付經濟補償金。如果勞動者在工作交接時,惡意給單位造成損失,用人單位也有權要求其承擔賠償責任。


出具證明時應注意哪些問題

  

為避免在日後可能出現的爭議中處於被動地位,用人單位在向勞動者出具離職證明時,原則上應要求勞動者當場書面簽收確認,以證明用人單位履行了法定義務。若在特殊情況下,用人單位需要向勞動者郵寄離職證明的,請務必保留相關單據並註明文件名稱,有條件的最好拍攝一段能清楚體現用人單位將員工離職證明放入具有快遞代碼的信封中並交於快遞員封存的視頻。郵寄離職證明的,應按照勞動者本人確認的聯繫地址寄發。

  

另外,實務中有很多用人單位對出具離職證明的時間有誤解,認為用人單位應當在解除或終止勞動合同的十五日內向勞動者出具離職證明。其實,根據《勞動合同法》第五十條之規定,用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,並不存在十五日的“期限”。當然,用人單位為勞動者辦理檔案和社會保險關係轉移手續的,依法可以在勞動關係解除或終止後十五日內處理。這個時間概念,用人單位不要混淆,以免產生不必要的誤解。


離職證明如何寫


●應使用何種語言

曾經有外資企業向勞動者出具英文版的離職證明,可不可以?雖然該用人單位有出具離職證明的行為,但是原則上還是應當出具中文版(或中外雙語)的離職證明。假設前述情況下,勞動者應聘的新單位不承認或無法理解英文版離職證明的內容,因此最終未予錄用,又或者該勞動者拿着英文版的離職證明申領失業保險金未或批准,則出具該英文版離職證明的用人單位或將面臨賠償責任。


哪些內容必須寫

根據《〈勞動合同法〉實施條例》第二十四條的規定,用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明,應當寫明四項內容:第一,勞動合同期限;第二,解除或者終止勞動合同的日期;第三,工作崗位;第四,在本單位的工作年限。

上述內容,用人單位必須如實填寫,既不能出於好心而幫勞動者“潤色”一下,也不能因為勞動者在職期間表現不佳就歪曲事實。當然,用人單位明確前述信息,開具離職證明時,也千萬不要忘記加蓋用人單位的公章並註明出具證明的具體日期。


能否註明離職原因

其實,根據《〈勞動合同法〉實施條例》第二十四條之規定,離職原因並非離職證明必須寫明的內容,但建議用人單位簡單註明離職原因——到底是勞動者主動辭職的,是用人單位單方解除勞動合同的,是勞資雙方協商一致解除勞動合同的,還是勞動合同依法終止的。離職原因要點到為止,不要畫蛇添足。

  

比如,有個程序員戴某,因為種種原因申請辭職,原用人單位也出具了離職證明。戴某在辭職前後,實際上已經聯繫好了新單位,通過了筆試和麪試。戴某一拿到離職證明,就信心十足地去新單位辦理入職手續。但就在辦理入職的當天,戴某就被新單位告知“拒絕錄用”。戴某感覺非常莫名其妙,在幾經詢問之後,新用人單位才給出了理由,拒絕錄用是因為看到了戴某的離職證明。

  

該離職證明載明:我司勞動者戴某於 2017 年 4 月 5 日入職,在我司某研發部門擔任工程師崗位,至 2017 年 10 月 9 日在其負責的項目未完成的情況下,因個人原因提出離職申請,經用人單位慎重考慮准予離職。

  

也就是説,新用人單位看到離職證明記載的戴某“在項目未完成情況下離職”而不敢再錄用他。戴某認為原用人單位出具的離職證明直接影響到其再就業,故要求原用人單位重新出具離職證明。而原用人單位則主張離職證明上記載的是事實情況,戴某確實是在項目未完成的情況下離職,故不同意重新出具離職證明。

  

其實,根據我國《就業促進法》第三條之規定,勞動者依法享有平等就業和自主擇業的權利。如果用人單位在離職證明中記載勞動者的負面信息,會不可避免地影響勞動者的再就業。對於用人單位而言,建議儘量不要在離職證明中對勞動者在職期間的品德操守和工作情況進行評價,以免產生不必要的爭議和糾紛。

  

另外,如果勞動者主動辭職,但是在之後申領失業保險金時發現,必須是“非本人意願終斷就業”才有資格申領。此時,勞動者要求用人單位更改離職證明,把“辭職”刪掉,可不可以?答案也是不可以的,用人單位應實事求是地出具離職證明,不能為任何騙保行為提供便利。 


本文為《人力資源》原創文章

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